Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną

Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) stanowi umowę pomiędzy:

• Usługodawcą — Talari AI Services OÜ, spółką prawa estońskiego z siedzibą w adres siedziby, wpisaną do estońskiego rejestru handlowego pod numerem numer rejestrowy(dalej: „Talari” lub „Usługodawca”)
• Usługobiorcą— osobą fizyczną, osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, korzystającą z usług świadczonych za pośrednictwem platformy talari.ai (dalej: „Użytkownik” lub „Usługobiorca”)

Regulamin ma zastosowanie do wszystkich usług świadczonych drogą elektroniczną za pośrednictwem platformy dostępnej pod adresem talari.ai oraz powiązanych subdomen.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt 1 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Usługodawca świadczy następujące usługi:

• NinaSession — platforma AI do dokumentacji sesji profesjonalnych, obejmująca transkrypcję mowy na tekst w czasie rzeczywistym, automatyczne generowanie raportów strukturyzowanych oraz anonimizację danych osobowych (PII) przed przetwarzaniem przez modele AI
• RAG (Retrieval-Augmented Generation) — system analizy dokumentów z wykorzystaniem technologii sztucznej inteligencji, umożliwiający wyszukiwanie semantyczne i generowanie odpowiedzi na podstawie przesłanych dokumentów
• Zarządzanie dokumentami — platforma do przechowywania, organizacji i analizy dokumentów profesjonalnych z wykorzystaniem baz wiedzy (Professional Knowledge Base)
• Wirtualny asystent — interfejs konwersacyjny AI wspomagający pracę użytkownika, z dostępem do bazy wiedzy i dokumentów
• Panel administracyjny — narzędzia do zarządzania kontem, użytkownikami, subskrypcjami i ustawieniami platformy

Platforma talari.ai jest przeznaczona wyłącznie do użytku profesjonalnego. Korzystanie z platformy wymaga ukończenia 18 roku życia oraz posiadania pełnej zdolności do czynności prawnych.

Użytkownik jest odpowiedzialny za zapewnienie właściwej podstawy prawnej przetwarzania danych osobowych swoich klientów, w tym danych szczególnych kategorii (Art. 9 RODO), uzyskanie wymaganych zgód oraz spełnienie obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą.

Korzystanie z usług platformy wymaga utworzenia konta użytkownika. Rejestracja odbywa się za pośrednictwem formularza rejestracyjnego dostępnego na stronie platformy.

Użytkownik zobowiązuje się do:

• podania prawdziwych, dokładnych i aktualnych danych podczas rejestracji
• utrzymania poufności danych uwierzytelniających (hasła, tokenów dostępu)
• niezwłocznego powiadomienia Usługodawcy o każdym nieautoryzowanym użyciu konta
• nieprzekazywania danych dostępowych osobom trzecim
• włączenia uwierzytelniania dwuskładnikowego (2FA) zgodnie z wymaganiami platformy

Usługodawca stosuje następujące środki bezpieczeństwa: szyfrowanie haseł algorytmem bcrypt (współczynnik kosztowy 12+), tokeny JWT przechowywane w plikach cookies HttpOnly, sesje zarządzane za pośrednictwem Redis oraz ograniczanie częstotliwości żądań (rate limiting) na punktach końcowych uwierzytelniania.

Zgodnie z art. 8 ust. 3 pkt 2 lit. b ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Usługobiorca zobowiązuje się do niedostarczania treści o charakterze bezprawnym.

Zabrania się w szczególności:

• przesyłania treści naruszających obowiązujące przepisy prawa lub prawa osób trzecich
• wykorzystywania platformy do celów niezgodnych z jej przeznaczeniem profesjonalnym
• podejmowania prób nieautoryzowanego dostępu do systemów, kont innych użytkowników lub danych
• odtwarzania kodu źródłowego, dekompilacji lub rozbierania oprogramowania platformy
• automatycznego zbierania danych (scraping) lub korzystania z botów
• obchodzenia mechanizmów bezpieczeństwa, ograniczeń dostępu lub limitów użytkowania
• przesyłania złośliwego oprogramowania, wirusów lub innego szkodliwego kodu
• wykorzystywania platformy do przetwarzania danych w sposób naruszający RODO lub inne przepisy o ochronie danych

Naruszenie powyższych zasad może skutkować natychmiastowym zawieszeniem lub usunięciem konta użytkownika bez uprzedniego powiadomienia.

Treści generowane przez sztuczną inteligencję na platformie talari.ai, w tym transkrypcje, raporty, analizy i odpowiedzi wirtualnego asystenta:

• mają charakter wyłącznie informacyjny i wspomagający
• nie stanowią diagnozy medycznej, porady prawnej, finansowej ani innej porady profesjonalnej
• mogą zawierać nieścisłości, błędy lub pominięcia wynikające z ograniczeń technologicznych
• wymagają każdorazowej weryfikacji i zatwierdzenia przez użytkownika-profesjonalistę przed wykorzystaniem

Wyłączną odpowiedzialność za treści udostępniane klientom lub pacjentom, w tym treści wygenerowane z wykorzystaniem platformy, ponosi Użytkownik.

Szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych, w tym celów przetwarzania, podstaw prawnych, kategorii odbiorców oraz przysługujących praw, zawarte są w Polityce prywatności.

Korzystając z platformy, Użytkownik potwierdza zapoznanie się z treścią Polityki prywatności i akceptuje opisane w niej zasady przetwarzania danych osobowych.

Zgodnie z Art. 28 RODO, Talari AI Services OÜ jako podmiot przetwarzający dane na zlecenie Użytkownika udostępnia Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (Data Processing Agreement, DPA).

Umowa DPA reguluje w szczególności: przedmiot i czas trwania przetwarzania, charakter i cel przetwarzania, rodzaje danych osobowych i kategorie osób, których dane dotyczą, obowiązki i prawa administratora oraz zobowiązania podmiotu przetwarzającego.

Umowa DPA dostępna jest na żądanie pod adresem: legal@talari.ai. W przypadku użytkowników korporacyjnych, podpisanie DPA jest wymagane przed rozpoczęciem przetwarzania danych szczególnych kategorii.

Platforma oferuje bezpłatny okres próbny trwający 30 dni kalendarzowych od daty rejestracji konta. Po upływie okresu próbnego korzystanie z pełnej funkcjonalności platformy wymaga wykupienia płatnej subskrypcji.

Zasady dotyczące subskrypcji i płatności:

• aktualne plany cenowe i ich zakres dostępne są na stronie cennika platformy
• subskrypcje rozliczane są w cyklach miesięcznych lub rocznych, z góry
• płatności obsługiwane są przez Stripe, Inc. — Usługodawca nie przechowuje danych kart płatniczych
• ceny podawane są w kwotach netto i mogą zostać powiększone o należny podatek VAT
• Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany cennika z zachowaniem 30-dniowego okresu powiadomienia
• bieżący okres rozliczeniowy realizowany jest na dotychczasowych warunkach cenowych

Użytkownik ma prawo do rezygnacji z subskrypcji w dowolnym momencie. Rezygnacja staje się skuteczna z końcem bieżącego okresu rozliczeniowego. Zwroty za niewykorzystany okres rozliczeniowy nie są dokonywane, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa konsumenckiego.

Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną może zostać rozwiązana:

• przez Użytkownika — w dowolnym momencie poprzez usunięcie konta w panelu użytkownika lub poprzez przesłanie żądania na adres legal@talari.ai
• przez Usługodawcę — w przypadku naruszenia Regulaminu przez Użytkownika, z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia i możliwości przedstawienia wyjaśnień
• ze skutkiem natychmiastowym — w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu, w szczególności działań bezprawnych lub zagrażających bezpieczeństwu platformy

Po rozwiązaniu umowy dane Użytkownika zostaną usunięte zgodnie z polityką przechowywania danych opisaną w Polityce prywatności, z zastrzeżeniem obowiązków wynikających z przepisów prawa (np. przechowywanie danych rozliczeniowych).

Wszelkie prawa własności intelektualnej do platformy talari.ai, w tym kod źródłowy, interfejs użytkownika, algorytmy AI, dokumentacja, znaki towarowe i logotypy, przysługują Talari AI Services OÜ lub jej licencjodawcom.

Użytkownik zachowuje pełne prawa własności do danych wprowadzonych na platformę, w tym treści sesji, przesłanych dokumentów i wygenerowanych raportów. Usługodawca nie nabywa żadnych praw do treści Użytkownika, z wyjątkiem ograniczonej licencji niezbędnej do świadczenia usług objętych niniejszym Regulaminem.

Udzielona licencja jest niewyłączna, niezbywalna, ograniczona do celu świadczenia usług i wygasa z chwilą rozwiązania umowy lub usunięcia danych przez Użytkownika.

W maksymalnym zakresie dozwolonym przez obowiązujące prawo, odpowiedzialność Usługodawcy z tytułu świadczenia usług na podstawie niniejszego Regulaminu jest ograniczona w następujący sposób:

• Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody pośrednie, utracone korzyści, utratę danych (z wyjątkiem przypadków wynikających z umyślnego działania lub rażącego niedbalstwa Usługodawcy) ani przerwy w działalności
• łączna odpowiedzialność Usługodawcy wobec Użytkownika w okresie 12 miesięcy nie przekracza kwoty opłat uiszczonych przez Użytkownika w tym okresie
• usługi świadczone są na zasadzie „tak jak są” (as is) bez gwarancji nieprzerwanego lub bezbłędnego działania
• Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podejmowane na podstawie treści wygenerowanych przez AI

Powyższe ograniczenia nie naruszają bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności przepisów o ochronie konsumentów obowiązujących w państwie członkowskim UE, w którym Użytkownik ma miejsce zwykłego pobytu.

Użytkownik zobowiązuje się zwolnić Talari AI Services OÜ, jej pracowników, podwykonawców i przedstawicieli z wszelkiej odpowiedzialności wynikającej z:

• naruszenia niniejszego Regulaminu przez Użytkownika
• naruszenia obowiązujących przepisów prawa, w tym przepisów o ochronie danych osobowych
• roszczeń osób trzecich związanych z treściami przetwarzanymi przez Użytkownika za pośrednictwem platformy
• korzystania z platformy w sposób niezgodny z jej przeznaczeniem

Niniejszy Regulamin podlega prawu Republiki Estońskiej, w szczególności estońskiej ustawie o zobowiązaniach (Võlaõigusseadus). Wybór prawa estońskiego nie pozbawia Użytkownika będącego konsumentem ochrony przyznanej mu na mocy bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa państwa, w którym ma on miejsce zwykłego pobytu, zgodnie z Art. 6 ust. 2 Rozporządzenia Rzym I (Rozporządzenie (WE) nr 593/2008).

W szczególności, w odniesieniu do Użytkowników mających miejsce zwykłego pobytu w Polsce, zastosowanie znajdują bezwzględnie obowiązujące przepisy polskiego prawa konsumenckiego, w tym ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz.U. 2014 poz. 827 z późn. zm.).

Strony dołożą starań w celu polubownego rozwiązania wszelkich sporów wynikających z niniejszego Regulaminu lub z nim związanych.

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 524/2013, Użytkownik będący konsumentem może skorzystać z platformy internetowego rozstrzygania sporów (platforma ODR) dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/consumers/odr

W przypadku braku polubownego rozwiązania, spory podlegają rozstrzygnięciu przez sąd powszechny właściwy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Dla Użytkowników będących konsumentami właściwość sądu ustalana jest zgodnie z przepisami o ochronie konsumentów państwa ich zwykłego pobytu.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt 4 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Usługodawca ustanawia następujący tryb postępowania reklamacyjnego:

• Złożenie reklamacji — reklamacje mogą być składane drogą elektroniczną na adres legal@talari.ai lub za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na platformie
• Treść reklamacji — reklamacja powinna zawierać: dane identyfikacyjne Użytkownika (imię, nazwisko, adres e-mail), opis przedmiotu reklamacji, datę wystąpienia zdarzenia oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia
• Termin rozpatrzenia — Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni kalendarzowych od daty jej otrzymania. W przypadku konieczności uzupełnienia reklamacji, termin biegnie od daty otrzymania uzupełnionych informacji
• Odpowiedź — odpowiedź na reklamację udzielana jest w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany przez Użytkownika w reklamacji
• Odwołanie — w przypadku negatywnego rozpatrzenia reklamacji, Użytkownikowi przysługuje prawo do ponownego zgłoszenia reklamacji z dodatkowymi wyjaśnieniami lub skorzystania z alternatywnych metod rozstrzygania sporów (pkt 15)

Zgodnie z art. 8 ust. 1 pkt 2 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną, Usługodawca informuje o następujących wymaganiach technicznych niezbędnych do korzystania z platformy:

• Przeglądarka internetowa — aktualna wersja przeglądarki Google Chrome, Mozilla Firefox, Microsoft Edge lub Apple Safari z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies
• Połączenie internetowe — stabilne połączenie z Internetem o przepustowości co najmniej 2 Mbit/s (zalecane 10 Mbit/s dla funkcji audio/wideo)
• Urządzenie z mikrofonem — w przypadku korzystania z funkcji transkrypcji mowy na tekst (NinaSession) wymagane jest urządzenie wyposażone w mikrofon
• Obsługa Web Speech API — funkcja rozpoznawania mowy wymaga przeglądarki obsługującej interfejs Web Speech API (Google Chrome, Microsoft Edge)
• Rozdzielczość ekranu — minimalna rozdzielczość 1024 x 768 pikseli (zalecana 1920 x 1080 pikseli)
• System operacyjny — Windows 10+, macOS 12+, Linux (aktualne dystrybucje), iOS 15+, Android 12+
• Konto e-mail — aktywne konto poczty elektronicznej niezbędne do rejestracji i komunikacji z Usługodawcą

Usługodawca zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie. O planowanych zmianach Użytkownicy zostaną powiadomieni za pośrednictwem wiadomości e-mail lub komunikatu w interfejsie platformy, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed dniem wejścia zmian w życie.

Użytkownik, który nie akceptuje zmian Regulaminu, ma prawo do rozwiązania umowy (usunięcia konta) przed dniem wejścia zmian w życie. Dalsze korzystanie z platformy po wejściu zmian w życie oznacza akceptację zaktualizowanego Regulaminu.

Zmiany Regulaminu nie mogą naruszać praw nabytych Użytkowników w ramach bieżących okresów rozliczeniowych.

W sprawach związanych z niniejszym Regulaminem oraz świadczonymi usługami prosimy o kontakt: